Getting things done | gtd.

Getting Things Done (verder: GTD) is een productiviteitsmethode die je helpt je te concentreren op wat op dit moment het belangrijkste voor je is. Om te weten wat het belangrijkste is om te doen, heb je overzicht nodig over wat je kùnt doen. Daarnaast werk je pas geconcentreerd als je niet afgeleid wordt door alles wat aandacht vraagt, zoals e-mails, taken die je nog moet doen en ideeën die je hebt.

GTD geeft je controle over je werk en leven en helpt je met volle aandacht dat te doen waar je op dit moment voor kiest. Of het nu een strategische brainstorm is of een wandelingetje in het park, heb je volle aandacht bij dat wat je op dat moment doet.

GTD is gebaseerd op het gelijknamige boek van David Allen. Het is al 15 jaar lang een wereldwijde bestseller met meer dan 2 miljoen verkochte exemplaren. In 2015 is er een geheel vernieuwde editie van het boek verschenen.

GTD is actiegerichter dan klassiek timemanagement. Of, in de woorden van David Allen:

“Je kunt tijd niet managen. Er komen niet 25 uur uit een dag, hoe je ook managet. Je kunt alleen acties managen.”

GTD Wereldwijd

GTD is wereldwijd bekend. Het partnernetwerk van de David Allen Company is actief in 70 landen en dat aantal groeit nog steeds. Meer nog dan alleen timemanagement, is GTD een van de fundamenten onder persoonlijke ontwikkeling. GTD is daarmee voor internationale organisaties dè methode om toe te passen als blijvende verbetering in zowel de productiviteit van de organisatie, als in het welbevinden van haar medewerkers.

Enkele gewoonten uit GTD

GTD doe je. Als illustratie hieronder drie GTD-gewoonten:

  • Noteer alles wat op je afkomt of wat jezelf bedenkt aan ideeën. Zolang je al die losse eindjes aan je hoofd hebt, kun je niet geconcentreerd werken. Leg ze vast op een plek en bekijk later wat je precies met die zaken wil doen.
  • Als je een taak op je takenlijst zet, maak die taak dan heel concreet. Gebruik daarvoor actie-werkwoorden, zoals lezen, kopen, printen. Maak het denken over je taak af op het moment dat je de taak formuleert. Daarmee wordt je takenlijst erg makkelijk af te werken.
  • Doe regelmatig aan reflectie. Een moment reflectie maakt dat je daarna weer scherper weet wat je wel en niet wil doen en hoe je ervoor staat. Reflectie betekent ook de lijsten die je gemaakt hebt actueel houden. Dat is een vorm van onderhoud aan je GTD-systeem die er voor zorgt dat alles bij de tijd blijft.

Kenmerken van GTD?

  • GTD is praktisch en direct toepasbaar. GTD kent vijf stappen die elkaar versterken, maar ook los is een stap al waardevol.
  • GTD heeft als startpunt waar jij nu bent en niet waar je zou moeten zijn. De eerste stap bij GTD is controle krijgen over je workflow. Heb je dat al in hoge mate, dan helpt GTD je om perspectief aan te brengen: past wat je nu doet bij jouw rollen, langetermijndoelen en visie?
  • GTD werkt voor alle kenniswerkers. De essentie van kenniswerk is dat je continu beslissingen moet nemen over je werk. Je werk is niet voorgedefinieerd. GTD is de manier om beter te worden in het vak kenniswerker.
  • GTD helpt om afspraken te maken over samenwerking. Bespreek met elkaar hoe jij en anderen taken verzamelen, projecten doen, de agenda invullen maar ook reflecteren op voortgang en doelen. Daardoor wordt samenwerken professioneler. En leuker.
  • GTD toepassen verbetert de productiviteit en betrouwbaarheid van de hele organisatie. Als alle individuen en teams hun samenwerking productiever maken, worden deadlines en mijlpalen concreter, realistischer en vaker gehaald. Al vele organisaties willen dat hun medewerkers volgens GTD werken en bieden bij in dienst treden een GTD Training aan.
  • GTD is gebaseerd op wetenschappelijke inzichten uit de cognitieve psychologie. Het GTD-uitgangspunt dat je ideeën en acties niet in je hoofd onthoudt, maar in een extern, vertrouwd systeem wordt keer op keer bevestigd door onderzoekers.

Tijd besparen

Getting Things Done (GTD) is een productiviteitsmethode die ervoor zorgt dat je je werk beter doet. De vijf stappen waar GTD uit is opgebouwd helpen je om dat wat je doet, met volle aandacht te doen omdat je meer overzicht en controle hebt over wat je allemaal kunt doen. Daarmee vergroot GTD jouw effectiviteit.

Tegelijkertijd zijn de GTD stappen en bijbehorende gewoonten uit GTD zodanig praktisch dat je er ook efficiënter van wordt en dus tijd bespaart. Je bespaart tijd door slimmer je acties te kiezen.

“Timemanagement bestaat niet. Hoe je ook managet, een dag wordt nooit 25 uur. Je kunt alleen je acties managen.” David Allen

1. Aandacht voor aandacht

Je bespaart tijd door bewust aandacht te besteden aan hoe je werkt, waar je werkt, hoe je je dag start, wat de plaats van bepaalde taken zoals e-mail is, en ga zo maar door.  GTD doen helpt je systematisch jouw gewoonten te bekijken en te evalueren.

2. Elk idee één keer hebben en elke e-mail één keer zien

Je bespaart tijd door ideeën die je hebt te noteren en niet door je hoofd te laten malen. Je wint tijd door e-mails één keer te openen en er een beslissing over te nemen en niet voortdurend in je inbox te zien.

3. Concrete taken op je takenlijst zetten

Je bespaart tijd door concrete taken op je takenlijst te zetten. Dat voorkomt dat je als je taken ziet op je takenlijst, opnieuw moet denken wat ook alweer de bewuste actie was.

4. Houd ook bij wat je uit hebt staan

Je bespaart tijd door ook vast te leggen wat je aan anderen gevraagd of gedelegeerd hebt. Wij noemen dat je ‘Wachten Op’s. Handig als je één lijst hebt met Wachten Op’s die je regelmatig naloopt.

5. Wat is op dit moment het belangrijkste om te doen?

Je bespaart tijd door uit wat je kunt doen de beste keuze te maken en te weten wat je op dat moment niet doet.

6. Van reminders naar reflectie

Je bespaart tijd door enkele keren per dag je agenda en Eerstvolgende Acties lijst te bekijken en dan vast te stellen hoe je dag er verder uitziet. Dat is beter dan allerlei reminders, piepjes en storingen die zelden precies op het goede moment komen.

7. Wat kan beter?

Door regelmatige momenten van reflectie verfijn je voortdurend je werkwijzen en word je week-in-week-uit nog productiever.

Kortom …

GTD zorgt er niet alleen voor dat jij je beste werk doet maar bespaart je ook tijd.